07 juli 2015

Highlights CCR OV en CCR vergadering van 07-07

Evaluatie medezeggenschapsstructuur door een externe partij, motivering
Tijdens een bijeenkomst van de CCR, clusterraden en managers zorg van enige tijd geleden werd de CCR onder andere gebrekkige communicatie en het niet  verstrekken van inhoudelijke stukken verweten. Highlights worden verstrekt en inhoudelijke stukken kunnen worden opgevraagd.  Nu zijn raden zonder vertegenwoordiging afhankelijk van de samenvatting (highlights).  Deelname in de raad vanuit alle profielen zou er tevens voor kunnen zorgen dat de stem van de cliënt beter kan worden gehoord.  

De organisatiestructuur is veranderd (geen clusters meer maar een verdeling op cliëntprofiel). Voor het profiel Kind en Jeugd brengt dit geen veranderingen met zich mee. De profielen Tragel Werkt (nieuw profiel) en Verpleging & Verzorging zijn niet vertegenwoordigd in de CCR. Het is daarom om die reden ook goed opnieuw te kijken naar de medezeggenschapsstructuur.

De CCR verzoekt de bestuurder in de evaluatie ook de cliëntenplatforms mee te laten nemen. De bestuurder zegt toe een concreet voorstel te laten ontwikkelen en komt hier in een volgend overleg op terug. De vergadering gaat akkoord.

Communicatie
De bestuurder geeft aan dat communicatie één van de vijf thema’s is die opgepakt moeten worden. Tragel moet uitstralen dat medewerkers en cliënten/cliëntvertegenwoordigers niet bang hoeven zijn zich uit te spreken. Het is een proces wat ontwikkelt moet worden en een doorgroei moet maken de komende 2 á 3 jaren. In de tussenliggende periode moet de veranderende houding dan zichtbaar worden.

CEO Wonen
De bestuurder geeft desgevraagd aan dat er naar aanleiding van het onderzoek op wonen vragen zijn gesteld; we scoren goed op onder andere betrokkenheid, bejegening en ondersteuning, maar op onder andere het functioneren van het Expertisecentrum en zaken omtrent vrije tijd hebben we nog slagen te maken. De bestuurder stelt voor met de uitslag van het onderzoek aan de slag te gaan. Een nieuw onderzoek laten uitvoeren heeft voorlopig geen zin. Beter is het gesprek te hebben met elkaar op basis van visie en thema. De CCR geeft het signaal dat de aandachtspunten al jaren dezelfde zijn; er is geen verbetering/verandering te bemerken. De CCR signaleert onder andere

  • dat de cliënten niet zelf kunnen kiezen waar ze gaan wonen en niet kunnen bepalen welke cliënten er aan een groep wordt toegevoegd;

  • de plaatsingscie. zou te weinig rekening houden met wensen:

    • een plek is leeg en moet gevuld worden anders kost het teveel geld;

  • Er heerst onvrede vanwege het tekort aan begeleiders

    • cliënten moeten verplicht thuis blijven vanwege dat tekort 

De bestuurder geeft aan dat het belangrijk is met elkaar te overleggen en samen te bepalen wat de juiste procedure moet zijn. We hebben beperkte middelen en het is zaak de gelden zorgvuldig in te zetten. De bestuurder wil de cliëntvertegenwoordiger een zwaardere rol geven. Het signaal wat de CCR aan geeft is duidelijk. Echter, 100% oplossen is niet mogelijk, we kunnen er wel naar streven.

Top 5 aandachtspunten vanuit het cliënt ervaringsonderzoek op Wonen
Afgesproken wordt dat de CCR een top 5 aanlevert van aandachtspunten inclusief context. Onderwerpen zullen worden meegenomen in de 2 daagse conferentie van 23 en 24 juli. De bestuurder stelt de beleidsvisie over anderhalve maand met elkaar te bespreken op hoofdlijnen.




Mededelingen bestuurder:

Task forces  

De task forces Hoevedreef/Expertisecentrum zijn samengevoegd. Een van de oorzaken was dat het schortte aan multidisciplinair overleg (overleg behandelaars/begeleiders) en dat de zorgplannen niet op orde waren. Ook was er geen plan van aanpak en kende het Expertise centrum veel verloop en vacatures. In de vorige Overlegvergadering is besproken dat de opdracht aan de manager ai Expertisecentrum is ingetrokken en Peter Nouwens als waarnemer is aangetrokken. Er is inmiddels een plan van aanpak waarin alle stappen te volgen zijn. Er is een klankbordgroep gevormd. Hierin hebben verschillende disciplines zitting. Kees Goverde is aangetrokken. Hij gaat de knelpunten multidisciplinair overleg en zorgplannen oppakken.

Interim krachten
Binnen de organisatie zijn veel interim krachten aanwezig. Dat is dan ook de reden waarom er  gekozen is voor een waarnemer op het Expertise centrum i.p.v. een interim manager. Het nadeel is dat de manager zorg Gedrag en Ontwikkeling nu belast is met het dagelijks management van het Expertise Centrum. Er is besloten een directe werving (vaste manager) open te stellen. Aansturing door een vaste manager is cruciaal.

Arts
Willeke van Steenselen start per 1 juli als instellingsarts. Ze heeft de ambitie op termijn een opleiding tot AVG tot volgen. Met Rogier Kersseboom is de afspraak gemaakt dat hij in september 2016 zal worden aangesteld als AVG. Het is de wens van het zorgkantoor dat cliënten uit Zeeland bij één van de vier instellingen (Arduin, Zuidwester, Tragel Zorg, Gors) terecht kunnen.

Hoevedreef
Een vaste invulling van (eerste) begeleiders. Momenteel wordt er nog veel Careflex ingezet. Met Bert Lendemeijer, de huidige manager a.i.  is afgesproken dat de manager Gedrag & Ontwikkeling de leiding overneemt vanaf 01-01-2016. Er is dan naar alle waarschijnlijkheid inmiddels ook al een manager Expertise Centrum.

Huisvesting Hoevedreef
Een strategisch huisvestingsplan zal worden opgemaakt. De CCR geeft het signaal dat de aanwezigheid van dit profiel naast een ander profiel kan zorgen voor onrust. De bestuurder geeft aan dat een andere manier van benaderen en een andere huisvesting kan zorgen voor meer vertrouwen en dat zaken daardoor ten goede worden gekeerd. De visie op cliënt profielen zal scherp gesteld worden. Wij bieden integrale zorg voor heel Zeeuws Vlaanderen, belangrijk om te weten welk cliënten profiel welke huisvesting nodig heeft.

IGZ
Met de communicatie van en naar de IGZ wordt helder en transparant omgegaan. Stand van zaken is dat we een ontwikkeling doormaken. De bestuurder geeft aan positief te zijn: het ontbreekt niet aan wil of commitment. Medewerkers zijn competent, maar we zijn toch niet in staat geweest om als organisatie voldoende adequaat te kunnen presteren. Het is mogelijk de opgelopen achterstand weg te werken en een voorsprong te nemen op andere organisaties door expliciet beleid te maken. We worden geprikkeld door context waarmee we te maken hebben. Tragel Zorg wacht op de resultaten van het onaangekondigde bezoek. De CCR neemt een afwachtende houding aan en volgt zaken scherp op.


100 dagen plan
De bestuurder heeft in de eerste drie maanden kennis gemaakt met de organisatie, met de medewerkers en de cliënten met het doel al doende informatie op te halen en een beeld te vormen van de opdrachten en uitdagingen waar Tragel Zorg voor staat. De 100 dagen zullen worden afgesloten met een interactieve (workshopachtige) conferentie op 27-08 waarvoor de CCR, OR, RVT en managementteam zijn uitgenodigd.

Q1 rapportage
Tragel Zorg zit redelijk in de buurt van de begroting. In de loop van het jaar zal het bestand interim krachten steeds meer worden omgezet naar vaste krachten. Nu moet gedaan worden wat nodig is; investeren in kwaliteit. De kosten gaan voor de baten uit. Focus ligt op 2016.

De CCR geeft aan dat de IGZ duidelijk heeft gemaakt dat er teveel focus wordt gelegd op financiën i.p.v. kwaliteit. Wellicht kunnen tekorten worden opgevangen door reserveringen, de financiële basis is niet slecht. De bestuurder geeft aan dat Tragel Zorg nu even afwacht hoe zaken zich ontwikkelen. De CCR heeft aanvullende vragen neergelegd bij de controller met betrekking tot de RAK (reserve aanvaardbare kosten). De controller heeft de CCR van antwoord voorzien.

Mededelingen/Vragen CCR
Voedingsbeleid

De CCR geeft het signaal af dat er geen heldere afspraken zijn over het voedingsbeleid. Een voedingscie. zou worden samengesteld: deze cie. is er nooit gekomen. Er zou periodiek over voeding gerapporteerd worden, dit is nooit gebeurd. Het fenomeen wonen in een appartement geeft de nodige onrust; cliënten verhuizen vanuit een groepswoning (met een daaraan gekoppeld bedrag) naar individueel wonen met hetzelfde bedrag voor voeding. Een eventuele eigen bijdrage leveren aan een gezonde maaltijd kan niet door elke ouder worden gedragen en is wat de CCR betreft ook een onwenselijke situatie. Het budget voor voeding is weliswaar beperkt maar de cijfers laten zien dat er minder wordt uitgegeven dan geraamd. 
Een centraal voedingsbeleid zou naar de mening van de bestuurder niet handig zijn. Beter zou zijn het voedingsbeleid op profielniveau te bespreken. De CCR geeft aan dat een algemeen voedingsbeleid inderdaad lastig is, maar  wellicht is een algemeen voedingsbeleid voor gelijksoortige locaties wel mogelijk.
Voorstel van de bestuurder: een thema bijeenkomst organiseren waar voorstellen ingebracht kunnen worden. Voor deze bijeenkomst zouden dan eerste begeleiders en vertegenwoordigers clusterraden worden uitgenodigd kunnen. De vergadering gaat akkoord. De voorzet wordt gegeven door de bestuurder.

Stand van zaken projectgroep Informele Zorg
De stand van zaken is dat er een realistische planning is vanaf nu. Men verwacht de
achterstand in te halen. Eind 2015 moeten we op schema liggen. De bestuurder geeft aan dat informele zorg één van de te bespreken thema’s zal worden tijdens de 2-daagse. Belangrijk is te benoemen wat formeel moet en informeel kan. De CCR verwijst naar het advies van de CCR inzake het MJBP. In dit advies wordt duidelijk gemaakt dat mantelzorg niet verplichtend mag zijn. Hij verzoekt de bestuurder dit advies nogmaals in te zien.
De bestuurder geeft aan dat het belangrijk is om op een goede manier met elkaar in gesprek te gaan (ouders, cliëntvertegenwoordigers en professionals).
De CCR zal de ontwikkelingen zeer kritisch volgen.

Jaarrekening
Geen vragen met betrekking tot de bijlagen.



Domotica
Domotica is belegd bij de Manager facilitaire zaken Ger van de Voorde. Door de CCR wordt duidelijk gemaakt dat digitaal meekijken in de dagrapportage nog steeds niet geregeld is. Dit in tegenstelling tot andere instellingen. De bestuurder refereert aan het driejaren plan bij de Carante. Voor wat betreft de stabiliteit en beheersingskosten zitten we in gunstig water, echter qua software is Tragel Zorg afhankelijk van het aanbod.  

Elektronisch cliëntendossier
De CCR was al eerder betrokken bij het elektronisch cliënten dossier. Wat is de stand van zaken? Hoe is het inzagerecht geregeld? De bestuurder informeert de CCR over de stand van zaken in een volgend overleg.

Zieke cliënt
De bestuurder neemt dit onderwerp mee naar de beleidsdagen.
Op papier blijkt alles geregeld te zijn. Echter in de praktijk blijkt dit een terugkomend probleem.